會(huì)場(chǎng)服務(wù)是會(huì)務(wù)工作的重要內(nèi)容，會(huì)場(chǎng)條件及服務(wù)保障水平直接影響會(huì)議的質(zhì)量和效果。做好會(huì)場(chǎng)服務(wù)，要在會(huì)場(chǎng)選擇、現(xiàn)場(chǎng)布置和外圍保障三個(gè)環(huán)節(jié)上下功夫、求實(shí)效。

堅(jiān)持“三個(gè)原則”，注重會(huì)場(chǎng)選擇的科學(xué)性

　　地點(diǎn)要合規(guī)合理。《黨政機(jī)關(guān)厲行節(jié)約反對(duì)浪費(fèi)條例》規(guī)定“嚴(yán)禁黨政機(jī)關(guān)到風(fēng)景名勝區(qū)開會(huì)”，不少地方也要求“應(yīng)安排在本單位或本系統(tǒng)內(nèi)部會(huì)議場(chǎng)所或財(cái)政部門確定的會(huì)議定點(diǎn)場(chǎng)所開會(huì)”，這些都是確定會(huì)議地點(diǎn)必須遵守的基本要求。

　　除此以外，選擇地點(diǎn)還要綜合考慮會(huì)議主題、形式、規(guī)模等因素，比如臨時(shí)召集、會(huì)期較短的會(huì)議，應(yīng)當(dāng)按照就近原則安排會(huì)場(chǎng)；會(huì)期較長(zhǎng)、規(guī)模較大且需要安排住宿的，會(huì)場(chǎng)要盡可能靠近住地，最好安排在集就餐、住宿、開會(huì)于一體的地方，避免參會(huì)人員在路上花費(fèi)較多的時(shí)間；專題讀書班、學(xué)習(xí)研討班等培訓(xùn)類會(huì)議，除滿足上述條件外，還應(yīng)考慮周邊環(huán)境、交通設(shè)施等因素，盡可能安排在干擾少的地方。

　　大小要適度適中。容量方面，既要能夠容納全體參會(huì)代表、工作人員、媒體記者等，但也不宜過(guò)寬過(guò)大或過(guò)窄過(guò)小，過(guò)寬會(huì)顯松散空蕩，過(guò)窄則有擁擠之感。

　　比如，參會(huì)人員為100人，那么會(huì)場(chǎng)容納人數(shù)應(yīng)該在120～140人之間為宜。疫情防控期間會(huì)議需加大座位間隔距離，因此會(huì)場(chǎng)容量也應(yīng)相應(yīng)擴(kuò)大。

　　數(shù)量方面，不同類型的會(huì)議對(duì)場(chǎng)地的要求也不盡相同，要充分考慮會(huì)議內(nèi)容、議程安排、客觀需要等多種因素。

　　比如黨代會(huì)、人大政協(xié)會(huì)、黨委全會(huì)等，除召開大會(huì)之外，一般還安排分組討論，那么在會(huì)場(chǎng)選擇時(shí)就應(yīng)根據(jù)分組討論的安排來(lái)確定相應(yīng)數(shù)量的會(huì)場(chǎng)。

　　設(shè)施要齊全齊備。設(shè)備設(shè)施是選擇會(huì)場(chǎng)需要考慮的重要因素。會(huì)前應(yīng)到會(huì)場(chǎng)進(jìn)行實(shí)地勘查，確保會(huì)場(chǎng)具備舉辦會(huì)議所需的電源、燈光、音響、投影儀、LED電子顯示屏、桌椅、茶杯、席卡等設(shè)施設(shè)備，話筒、音響必須提供備用設(shè)施以備不時(shí)之需。如需設(shè)立分會(huì)場(chǎng)遠(yuǎn)程參會(huì)，則還要提前準(zhǔn)備好設(shè)備，做好會(huì)前聯(lián)調(diào)聯(lián)試，確保會(huì)議進(jìn)行時(shí)的畫面、聲音均處于正常工作狀態(tài)。

　　此外，還要充分考慮停車問(wèn)題，根據(jù)參會(huì)人員情況通過(guò)發(fā)放不同通行權(quán)限的車輛通行證、標(biāo)注不同類型的停車位等方式，實(shí)行分類分區(qū)引導(dǎo)，保障車輛有序通行和停放。

把握“三個(gè)關(guān)鍵”，突出現(xiàn)場(chǎng)布置的實(shí)效性

　　時(shí)間宜早不宜遲。謀劃要早，會(huì)議方案起草前就應(yīng)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)布置有個(gè)初步設(shè)想，尤其是大型會(huì)議，規(guī)模大、環(huán)節(jié)多、要求高，不少還有“會(huì)中會(huì)”?，F(xiàn)場(chǎng)會(huì)、觀摩會(huì)要實(shí)地考察、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研，涉及多部門多區(qū)域的，還要制定分工方案，明確任務(wù)、壓實(shí)責(zé)任。

　　準(zhǔn)備要足，會(huì)議用品的采購(gòu)、會(huì)徽會(huì)標(biāo)的制作、周邊氛圍的營(yíng)造都需要一定時(shí)間，要做足思想準(zhǔn)備、人員準(zhǔn)備、物資準(zhǔn)備，有時(shí)甚至寧可備而不用，也不可用而無(wú)備。

　　行動(dòng)要快，不少會(huì)議特別是臨時(shí)性會(huì)議時(shí)間緊、任務(wù)重，很容易手忙腳亂，這就要求會(huì)務(wù)工作者平時(shí)多做有心人，熟練掌握各種會(huì)場(chǎng)布置的形式、程序和要求，接到任務(wù)后反應(yīng)敏捷、行動(dòng)迅速，做到忙而不亂、忙中有序。

　　形式宜簡(jiǎn)不宜繁。突出簡(jiǎn)潔明了。會(huì)場(chǎng)布置的形式有很多，黨政機(jī)關(guān)會(huì)議要求簡(jiǎn)潔、大方，一般采用報(bào)告會(huì)、座談會(huì)兩種形式。傳達(dá)會(huì)、部署會(huì)等采用報(bào)告會(huì)形式居多，給人以正式、莊嚴(yán)之感；匯報(bào)會(huì)、討論會(huì)等采用座談會(huì)形式居多，給人以親切、輕松之感。

　　突出恰當(dāng)?shù)皿w。會(huì)議主題不同，氛圍營(yíng)造也不一樣。

　　比如黨的代表會(huì)議要求大方，慶祝大會(huì)要求喜慶，座談會(huì)、討論會(huì)要求輕松，紀(jì)念性會(huì)議要求隆重，日常工作會(huì)議要求簡(jiǎn)潔。

　　突出規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)。會(huì)標(biāo)設(shè)計(jì)、會(huì)徽懸掛、旗幟擺放、標(biāo)語(yǔ)制作、座次安排都要符合要求、切合主題。

　　比如主席臺(tái)的設(shè)置要從會(huì)議性質(zhì)、領(lǐng)導(dǎo)人數(shù)、空間大小以及方便出入等方面綜合考慮，不能隨心所欲、千篇一律。

　　檢查宜多不宜少。會(huì)場(chǎng)布置完后，檢查必不可少，要做到“五多”：

　　多想一點(diǎn)，重點(diǎn)是對(duì)照會(huì)議方案多琢磨、多思考，想想是否還有落實(shí)不到位的地方；

　　多問(wèn)一句，會(huì)場(chǎng)布置尤其是大型會(huì)議涉及事項(xiàng)多、參與人員多，同事之間多問(wèn)一句，既有利于加強(qiáng)溝通、集思廣益，也便于發(fā)現(xiàn)一些問(wèn)題和隱患；

　　多看一眼，布置會(huì)場(chǎng)后盡可能多看一眼，看看會(huì)標(biāo)會(huì)徽是否牢固周正、席次席卡是否準(zhǔn)確無(wú)誤、氛圍營(yíng)造是否符合規(guī)定等；

　　多試一下，黨政機(jī)關(guān)會(huì)場(chǎng)雖然相對(duì)固定，但也不可麻痹大意，更不能因?yàn)榍闆r熟悉而抱有僥幸心理，要對(duì)會(huì)場(chǎng)照明、通風(fēng)、投影、錄像、空調(diào)、話筒等設(shè)備多次調(diào)試，確保萬(wàn)無(wú)一失；

　　多過(guò)一遍，一個(gè)會(huì)議就像一部完整的電影，由很多場(chǎng)景組成，而會(huì)場(chǎng)只是其中一個(gè)重要片段，現(xiàn)場(chǎng)布置后要在大腦里一幕一幕地多過(guò)幾遍，尤其是會(huì)議+頒獎(jiǎng)、會(huì)議+合影、會(huì)議+會(huì)見、會(huì)議+參觀等多環(huán)節(jié)、多議程的會(huì)議，更要周詳考慮、周密部署，必要時(shí)還應(yīng)彩排和演練，確保銜接緊湊、有條不紊。

確保“三個(gè)到位”，強(qiáng)化外圍保障的安全性

　　確保防疫安全到位。疫情期間會(huì)議場(chǎng)地服務(wù)重點(diǎn)要做到“三加”：

　　程序上加環(huán)節(jié)，即做好會(huì)場(chǎng)通風(fēng)消毒工作；物資上加配備，即配足會(huì)議所需的醫(yī)用口罩、免洗消毒液、測(cè)溫儀等防疫物資；布置上加間距，即盡量選擇空間充足的場(chǎng)地，適當(dāng)加寬座位前后左右之間的距離，確保防疫安全。

　　確保保密安全到位。涉密會(huì)議一般應(yīng)選擇單位內(nèi)部符合保密要求的場(chǎng)所召開，也可以在具備良好保密環(huán)境、軟件和硬件均符合有關(guān)規(guī)定的場(chǎng)所進(jìn)行。

　　會(huì)前應(yīng)請(qǐng)保密部門對(duì)住地、會(huì)場(chǎng)及其他活動(dòng)場(chǎng)所的保密環(huán)境和提供會(huì)議使用的通信、辦公、擴(kuò)音設(shè)備的保密性能進(jìn)行安全保密檢查。

　　會(huì)場(chǎng)內(nèi)設(shè)置屏蔽儀，會(huì)場(chǎng)外擺放屏蔽柜，嚴(yán)禁與會(huì)人員攜帶手機(jī)、電腦、錄音筆等電子器材進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，加強(qiáng)對(duì)涉密紙質(zhì)文件的管理，以防失泄密事件發(fā)生。

　　確保消防安全到位。除做好日常消防安全檢查外，會(huì)前應(yīng)對(duì)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行全面檢查，如消火栓是否完好、消防門是否正常、消防通道是否暢通，通過(guò)吹煙和點(diǎn)火測(cè)試煙感器及溫感器是否靈敏、滅火器是否有效等，并對(duì)發(fā)現(xiàn)的消防安全隱患逐一落實(shí)整改。

　　大型會(huì)議要準(zhǔn)備消防應(yīng)急車在場(chǎng)外待命，必要時(shí)還應(yīng)開展消防演練，筑牢安全防線。

工作實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)專欄