發(fā)放會(huì)議材料，既是辦公室人員的經(jīng)常性工作，也是辦會(huì)人員的常規(guī)性事務(wù)，貌似簡(jiǎn)單，想做好并不容易。

發(fā)放前，精心謀劃、想透全程

　　緊扣會(huì)議方案，確定材料發(fā)放形式。主動(dòng)對(duì)接會(huì)務(wù)承辦人員或會(huì)務(wù)組，研究會(huì)議實(shí)施方案、會(huì)議指南等，及時(shí)掌握材料發(fā)放的時(shí)間、地點(diǎn)、對(duì)象及其他要求，并根據(jù)不同的會(huì)議規(guī)模，確定不同的發(fā)放方式。

　　比如，對(duì)人數(shù)較少、議程簡(jiǎn)單的小型會(huì)議，既可以會(huì)前根據(jù)登記記錄依次發(fā)放材料，也可以在時(shí)間緊急的情況下，先行按份號(hào)依次發(fā)放材料，會(huì)中及時(shí)做好補(bǔ)登工作；對(duì)人數(shù)較多、形式復(fù)雜的大型會(huì)議，要在會(huì)前根據(jù)會(huì)務(wù)工作部署，制定材料發(fā)放任務(wù)及人員分工安排方案，明確具體責(zé)任，并制定會(huì)議材料運(yùn)行表，明確發(fā)文日期、材料標(biāo)題、供稿單位、送印時(shí)限、交付時(shí)限、分發(fā)時(shí)限、分發(fā)范圍等，施行“掛圖作戰(zhàn)”，確保發(fā)放材料準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。

　　緊扣運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，協(xié)調(diào)起草、印制、運(yùn)輸三方。主動(dòng)對(duì)接材料起草組負(fù)責(zé)人或具體起草人員，動(dòng)態(tài)掌握材料的起草、呈報(bào)、簽批等情況，盡力壓縮定稿與印制之間的運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)間，留足會(huì)前發(fā)放材料的準(zhǔn)備時(shí)間，可根據(jù)材料類別、密級(jí)、數(shù)量等的變化靈活調(diào)整人員分工。

　　主動(dòng)對(duì)接印制部門，按照主次先后和輕重緩急，優(yōu)先印制時(shí)間緊急、重要的會(huì)議材料，及時(shí)按程序交付發(fā)文人員。

　　如遇到材料不能按計(jì)劃印制、交付的情況，要第一時(shí)間向會(huì)務(wù)負(fù)責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并提出合理的補(bǔ)救建議。如果會(huì)議地點(diǎn)與印制地點(diǎn)之間距離較遠(yuǎn)，還要提前備好車輛，做好會(huì)議材料的運(yùn)送、移交、保密等工作。

　　緊扣確保整體效果，積極主動(dòng)補(bǔ)臺(tái)。“一字之失，一句為之蹉跎；一句之誤，通篇為之梗塞。”發(fā)文人員領(lǐng)取會(huì)議材料后，既要按照任務(wù)及分工安排做好聯(lián)系協(xié)調(diào)、材料發(fā)放等本職工作，還要做好補(bǔ)臺(tái)、把關(guān)工作。要認(rèn)真核對(duì)標(biāo)題、密級(jí)、頁(yè)碼等內(nèi)容是否無(wú)誤，檢查文字、數(shù)字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等用法是否規(guī)范，對(duì)一些明顯錯(cuò)誤，及時(shí)聯(lián)系文稿起草人員或負(fù)責(zé)人核對(duì)。比如，“預(yù)選候選人名單”與“候選人名單”就容易混淆，雖然僅有“預(yù)選”兩字之差，但內(nèi)涵卻有天壤之別。

　　另外，如有粘連、缺頁(yè)、破損等不符合要求的材料，要迅速協(xié)調(diào)更換。

發(fā)放中，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、查漏補(bǔ)缺

　　緊扣登記記錄，時(shí)時(shí)校準(zhǔn)份號(hào)。需要在會(huì)議報(bào)到時(shí)發(fā)放的會(huì)議材料，按材料份號(hào)登記后由參會(huì)人員或相關(guān)工作人員簽名領(lǐng)取。

　　需要在會(huì)場(chǎng)發(fā)放的會(huì)議材料，由發(fā)文人員嚴(yán)格根據(jù)登記記錄發(fā)文，時(shí)時(shí)核對(duì)人員姓名與材料份號(hào)，確保所有材料份號(hào)與參會(huì)人員準(zhǔn)確對(duì)應(yīng)，避免發(fā)放材料完畢后才發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，反過來(lái)再重新校對(duì)人員姓名與份號(hào)的情況。

　　會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)發(fā)文時(shí)，出現(xiàn)參會(huì)人員請(qǐng)假等臨時(shí)變動(dòng)的情況，可以跳號(hào)發(fā)放，保證原有登記份號(hào)與參會(huì)人員的對(duì)應(yīng)關(guān)系不變。

　　緊扣會(huì)議議程，核對(duì)擺放材料。現(xiàn)場(chǎng)發(fā)放材料完畢后，如果離會(huì)議召開還有一段時(shí)間，發(fā)文人員可以在會(huì)議開始之前，按照會(huì)議議程，檢查材料擺放順序，核對(duì)頁(yè)碼、份號(hào)與人員對(duì)應(yīng)是否正確，查看材料有無(wú)明顯破損、白頁(yè)等問題，對(duì)存在問題的，要及時(shí)調(diào)換并登記。尤其對(duì)主席臺(tái)上的材料，要反復(fù)核對(duì)確認(rèn)，確保萬(wàn)無(wú)一失。

　　緊扣發(fā)放范圍，留足備用材料。要嚴(yán)格按照規(guī)定和保密要求發(fā)放會(huì)議材料，不得擅自擴(kuò)大或縮小發(fā)放范圍，同時(shí)，現(xiàn)場(chǎng)一定要留足備用材料以便更換、增發(fā)。

　　在做好發(fā)放工作的基礎(chǔ)上，還要妥善做好材料借閱的服務(wù)工作。比如，會(huì)議工作人員確因工作需要使用會(huì)議材料，須按程序和規(guī)定到會(huì)議發(fā)文組或發(fā)文人員處按要求領(lǐng)取。

會(huì)議后，認(rèn)真回收、清點(diǎn)歸檔

　　緊扣“應(yīng)收盡收”原則，不留泄密隱患。在回收材料工作結(jié)束前，要求服務(wù)保障人員不得進(jìn)入會(huì)場(chǎng)。

　　對(duì)需要參會(huì)人員退回的會(huì)議材料，如果會(huì)議形式較為簡(jiǎn)單，可以通過當(dāng)面告知、加蓋清退印章、附提醒通知單等形式，要求散會(huì)時(shí)放置在指定位置，由發(fā)文人員統(tǒng)一收回。

　　如果是重要的大型會(huì)議，要提前制定文件清退通知和清單，要求各聯(lián)絡(luò)組按照通知要求和清單內(nèi)容清退材料，再由各聯(lián)絡(luò)組集中清退；對(duì)會(huì)議工作人員需要退回的會(huì)議材料，會(huì)議結(jié)束前直接退給發(fā)文人員或會(huì)議發(fā)文組。

　　認(rèn)真查看會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，除會(huì)議材料外，非涉密的材料、參會(huì)人員手稿紙等也要做到應(yīng)收盡收，并嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定履行審批登記后銷毀，確保不丟失、不漏銷。

　　緊扣發(fā)放記錄，核對(duì)回收材料。對(duì)照材料發(fā)放記錄，逐件清點(diǎn)、核對(duì)回收的會(huì)議材料。經(jīng)清點(diǎn)確認(rèn)未按要求退回的會(huì)議材料，要按份號(hào)追溯到具體參會(huì)人員或會(huì)議工作人員，并及時(shí)通過電話催退等方式督促其按要求及時(shí)清退。

　　緊扣歸檔要求，整理歸檔資料。按規(guī)定收集會(huì)議材料、底稿、簽批單等所有資料，形成全鏈條的歸檔資料，并按照程序做好登記、移交、歸檔工作，以備后查。

　　同時(shí)，發(fā)文人員要及時(shí)總結(jié)、復(fù)盤，梳理好的經(jīng)驗(yàn)和注意事項(xiàng)，為下一次做好會(huì)議材料發(fā)放工作提供借鑒。

工作實(shí)務(wù)學(xué)習(xí)專欄